โปรแกรม CiviSoft CostControl – WebDatabase ทำอะไรได้บ้าง

CiviSoft CostControl – WebDatabase เป็นโปรแกรมควบคุมต้นทุนของงานก่อสร้าง(โดยเฉพาะผู้รับเหมาโครงสร้างและสถาปัตย์, ผู้รับเหมางานระบบ) โดยใช้ฐานข้อมูลอยู่ที่ Web Database ในฐานข้อมูลมีตาราง Budget Table(ตารางต้นทุนหรือ Direct Cost), P/R Table(ตารางข้อมูลขอซื้อ), P/O Table (ตารางใบสั่งซื้อ), P/O Item Table (ตารางรายละเอียดใบสั่งซื้อ), Supplier Table (ตารางผู้จัดส่งวัสดุหรือผู้รับเหมา) จากฐานข้อมูลเหล่านี้ผู้ใช้สามารถหาปริมาณหรือมูลค่าในแต่รายการตามตาราง Budget ว่ามีปริมาณที่สั่งเข้าหน่วยงานแล้วเท่าไหร่และเป็นมูลค่าเท่าไหร่ หรือยอดรวมของงานแต่ละงานว่าใช้จ่ายไปเท่าไหร่ได้ โดยปกติงานรับเหมาก่อสร้างเราจะแบ่งการบริหารงานเป็นสำนักงานใหญ่(Cost Center) และสำนักงานก่อสร้าง (Site Office) โดยมีขั้นตอนดำเนินการดังนี้

1. ทาง Site Office ต้องการสั่งซื้อวัสดุหรือทำ Payment ของผู้รับเหมา ทาง Site Admin จะเข้าไปที่ Internet Explorer ล็อกอินเข้า Your Company แล้วล็อกอิน Your Project ทำการ ขอใบสั่งซื้อวัสดุหรือค่าแรงโดยเพิ่มรายการจากตาราง Budget กำหนดปริมาณสั่งซื้อและราคาต่อหน่วยตามรายการต่างๆ

2. เมื่อทาง PM อาจจะที่จะอยู่ที่อื่นแต่สามารถเข้า IE ได้จะเข้ามาล็อกอินและตรวจรายการสั่งจาก Site Admin ว่าปริมาณที่ต้องขอซื้อนั้นถูกต้องก็จะทำการ Approve ในแต่รายการวัสดุหรือค่าแรง

3. หลังจาก ที่ PM ตรวจสอบแล้วทาง CostCenter ก็จะเห็นรายการขอซื้อจาก PM ทาง CostCenter ก็จะต้องตรวจสอบว่ารายการขอซื้ออยู่ใน Budget ถ้าอยู่ก็จะต้อง Approve ใบขอซื้อและพิมพ์เพื่อทำใบ PO ดำเนินการสั่งซื้อต่อไป

4. จากข้อมูลที่ดำเนินการขั้นตอนต่างๆนั้นทาง PD,MD สามารถตรวจสอบได้ว่าตอนนี้ปริมาณและมูลค่าได้ดำเนินการไปแล้วเท่าไหร่ และเหลือปริมาณและมูลค่าเท่าไหร่ การตรวจสอบก็เข้าทาง IE เหมือนกันครับ

Purchase Order Flow Chart

 

1. Site Admin Scope

จากชาร์ตจะเห็นได้ว่าการออกใบขอซื้อ(P/R) นั้นจะออกจาก Site Admin โดยออกเป็น 2 ชนิดคือ ใบขอซื้อวัสดุ (M-P/R) และ ใบค่าแรงงาน (L-P/R)

1.1  ใบขอซื้อวัสดุ (M-P/R) จะแยกออกเป็น 2 ชนิด

แบบ Direct Material Budget = True

หมายถึงการกำหนดให้รายการที่ออกในใบ P/R โดยให้รายการและหน่วยของปริมาณจะเหมือน Budget โดยสามารถเปรียบเทียบมูลค่าและปริมาณระหว่าง Cost และ Budget ได้ เช่น

รายการสี่งซื้อ ปริมาณ หน่วย ราคา/หน่วย เป็นเงิน
งบประมาณ (Budget)        
คอนกรีตกำลังอัด 280 ksc. 100 ลบ.ม. 1,500 150,000
วัสดุที่ใช้ไป (Cost หรือ Onsite)        
คอนกรีตกำลังอัด 280 ksc. 60 ลบ.ม. 1,450 87,000

ตารางเปรียบเทียบ Cost and Budget Comparison
ของคอนกรีตกำลังอัด 280 ksc.

AMOUNT
Description Material Amount
Budget Amount 150,000 150,000
Onsite Amount 87,000 87,000
Onsite Amount (%) 58% 58%
Remaining Amount 63,000 63,000

 

QUANTITY
Description Material Unit
Budget Quantity 100 ลบ.ม.
Onsite Quantity 60
Onsite Quantity (%) 60%
Remaining Quantity 40

จะเห็นว่าถ้า Direct Material Budget = True แล้วโปรแกรมนอกจากจะเปรียบราคาแล้วยังสามารถเปรียบเทียบปริมาณด้วย

กรณีเมื่อ Direct Material Budget = True นั้น จะได้จากการสั่งซื้อวัสดุจาก Suppliers โดยตรงใน Flow Chart แสดงเป็น MATERIAL BUDGET (Supplier) และ อีกกรณีคือเป็นงานของ Sub-Contractor ที่ตัดเหมาจากผู้รับเหมาหลักแล้วทำผลงานส่งเพื่อทำขออนุมัติส่งผลงานใน Flow Chart แสดงเป็น MATERIAL BUDGET (Sub-Contractor)

แบบ Direct Material Budget = False

หมายถึงการกำหนดให้รายการออกใบ P/R โดยรายการจะเหมือนหรือไม่เหมือน Budget ก็ได้ โดยสามารถเปรียบมูลค่าระหว่าง Cost และ Budget ได้อย่างเดียว เช่น

รายการสี่งซื้อ ปริมาณ หน่วย ราคา/หน่วย เป็นเงิน
งบประมาณ (Budget)        
งานก่ออิฐมอญครึ่งแผ่น 100 ตร.ม. 150 15,000
วัสดุที่ใช้ไป (Cost หรือ Onsite)        
อิฐมอญ 13,000 ลบ.ม. 0.6 7,800
ปูนซีเมนต์ผสม 30 ถุง 120 3,600
ทรายหยาบ 5 ลบ.ม. 450 2,250
รวมเป็นเงิน 13,650

ตารางเปรียบเทียบ Cost and Budget Comparison
ของงานก่ออิฐมอญครึ่งแผ่น

AMOUNT
Description Material Amount
Budget Amount 15,000 15,000
Onsite Amount 13,650 13,650
Onsite Amount (%) 91% 91%
Remaining Amount 1,350 1,350

จะเห็นว่าถ้า Direct Material Budget = False แล้วโปรแกรมจะเปรียบมูลค่าได้อย่างเดียว ปริมาณไม่สามารถเปรียบเทียบได้

กรณีเมื่อ Direct Material Budget = False นั้น จะได้จากการสั่งซื้อวัสดุจาก Suppliers โดยตรงและรายการวัสดุจะเป็นวัสดุย่อยของรายการวัสดุนั้นตามตัวอย่างข้างต้น ใน Flow Chart แสดงเป็น ORTHERS MATERIAL BUDGET (Component of Material Budget (Suppliers))

1.2   ใบขอเบิกเงินค่าแรงรับเหมาหรือค่าแรงรายวัน (L-P/R) จะแยกออกเป็น 2 ชนิด

แบบ Direct Labour Budget = True

หมายถึงการกำหนดให้รายการที่ออกในใบเบิกเงินเป็นค่าแรงรับเหมาของ Sub-Contractor โดยให้รายการและหน่วยของปริมาณจะเหมือน Budget โดยสามารถเปรียบเทียบมูลค่าและปริมาณระหว่าง Cost และ Budget ได้ เช่น

รายการสี่งซื้อ ปริมาณ หน่วย ราคา/หน่วย เป็นเงิน
งบประมาณ (Budget)        
ค่าแรงผูกเหล็กขนาด 25 มม. 100 ตัน 2,500 250,000
วัสดุที่ใช้ไป (Cost หรือ Onsite)        
ค่าแรงผูกเหล็กขนาด 25 มม. 60 ตัน 2,200 132,000

ตารางเปรียบเทียบ Cost and Budget Comparison
ของค่าแรงผูกเหล็กขนาด 25 มม.

AMOUNT
Description Material Amount
Budget Amount 250,000 250,000
Onsite Amount 132,000 132,000
Onsite Amount (%) 52.8% 52.8%
Remaining Amount 118,000 118,000

 

QUANTITY
Description Material Unit
Budget Quantity 100 ตัน
Onsite Quantity 60
Onsite Quantity (%) 60%
Remaining Quantity 40

จะเห็นว่าถ้า Direct Labour Budget = True แล้วโปรแกรมนอกจากจะเปรียบเทียบมูลค่าแล้วยังสามารถเปรียบเทียบปริมาณได้ด้วย

กรณีเมื่อ Direct Labour Budget = True นั้น จะได้จากการเบิกผลงานของ Sub-Contractor ที่ตัดเหมาจากผู้รับเหมาหลักแล้วทำผลงานส่งเพื่อทำขออนุมัติส่งผลงานใน Flow Chart แสดงเป็น LABOUR BUDGET (Sub-Contractor)

แบบ Direct Labour Budget = False

หมายถึงการกำหนดให้รายการที่ออกในใบเบิกเงินเป็นค่าแรงรับเหมา Lump Sum หรือ ค่าแรง Daily Worker หรือค่าแรงที่เกิดจากค่าเครื่องจักร (Equipment) โดยสามารถเปรียบมูลค่าระหว่าง Cost และ Budget ได้อย่างเดียว เช่น

รายการสี่งซื้อ ปริมาณ หน่วย ราคา/หน่วย เป็นเงิน
งบประมาณ (Budget)        
ค่าแรงงานขุดดิน 1,000 ตัน 150 150,000
วัสดุที่ใช้ไป (Cost หรือ Onsite)        
ค่าแบคโฮ 10 ตัน 8,000 80,000
ค่าเช่ารถสิบล้อ 10 วัน 4,500 45,000
ค่าแรงคนงานปรับดิน 50 วัน 250 12,500
รวมเป็นเงิน 137,500

ตารางเปรียบเทียบ Cost and Budget Comparison
ของค่าแรงงานขุดดิน

AMOUNT
Description Material Amount
Budget Amount 150,000 150,000
Onsite Amount 137,500 137,500
Onsite Amount (%) 91.67% 91.67%
Remaining Amount 12,500 12,500

จะเห็นว่าถ้า Direct Labour Budget = False แล้วโปรแกรมจะเปรียบมูลค่าได้อย่างเดียว ปริมาณไม่สามารถเปรียบเทียบได้

กรณีเมื่อ Direct Labour Budget = False นั้น จะได้จากการออกในใบเบิกเงินเป็นค่าแรงรับเหมา Lump Sum หรือ ค่าแรง Daily Worker หรือค่าแรงที่เกิดจากค่าเครื่องจักร (Equipment)

ใน Site Admin Scope หลังจาก Site Admin ได้ Order P/R แล้วเราจะเรียกว่า P/R Stage#1 หลังจากนั้น P/R รายการนี้เข้าสู่ Project Manager Scope

 

2. Project Manager Scope

หลังจาก P/R Stage#1 ผ่านเข้ามาแล้ว PM จะเข้าอนุมัติตามรายการหรือมีการแก้ไขชื่อรายการ, ปริมาณ, ราคาต่อหน่วย หรือลบรายการออกก็ได้ หลังจากแก้ไขปริมาณหรือราคาต่อหน่วยแล้วอนุมัติ โปรแกรมจะรวมมูลค่าแล้วไปบันทึกมูลค่าที่ตาราง P/R

จากนั้นจะเปลี่ยนเป็น P/R Stage#2 เข้าสู่ Cost Center Scope

 

3. Cost Center Scope

หลังจาก P/R Stage#2 ผ่านเข้ามาแล้ว Cost Center ที่สำนักงานใหญ่ จะเข้าอนุมัติ P/R หรือมีการแก้ไข Retention(%) เพื่อต้องการหักเงินค้ำประกัน หรือลบ P/R ออกก็ได้ หลังจากอนุมัติแล้ว โปรแกรมจะรวมมูลค่าแล้วไปบันทึกมูลค่าที่ตาราง P/R

จากนั้นจะเปลี่ยนเป็น P/O แล้วทำการพิมพ์แล้วดำเนินการสั่งซื้อต่อไป

 


 

ยังมีการใช้งานโปรแกรมอื่นๆ สามารถดาวน์โหลดด้านล่าง

คู่มือการใช้โปรแกรม CiviSoft CostControl - WebDatabase

ไฟล์ MS Excel เป็นตารางกรอกข้อมูลของโครงการ